Warenwirtschaft für WooCommerce: Wann sich eine WaWi lohnt

Solange ein Onlineshop klein ist, reicht WooCommerce allein völlig aus. Doch mit wachsendem Sortiment, mehreren Verkaufskanälen und einem Lager wird die Verwaltung schnell unübersichtlich. Eine Warenwirtschaft (WaWi) bringt Ordnung in die Abläufe im Hintergrund. Dieser Ratgeber zeigt, wann sich der Schritt lohnt und worauf Schweizer Shops achten sollten.

Was eine WaWi leistet – und WooCommerce nicht

WooCommerce ist ein hervorragendes Shopsystem: Es zeigt Produkte an, nimmt Bestellungen entgegen und wickelt die Zahlung ab. Für den Einkauf, das Lager und die Belege ist es aber nicht gebaut. Genau hier setzt eine WaWi an:

• Lieferanten, Bezugsquellen und Einkaufspreise verwalten
• Lagerbestände, Lagerplätze sowie Mindest- und Zielbestände überwachen
• Bestellvorschläge erstellen und den Wareneingang kontrollieren
• Rechnungen, Lieferscheine und Rüstscheine an einem Ort sammeln
• Verkäufe im Laden über eine Kasse (POS) erfassen

Fünf Anzeichen, dass Ihr Shop eine WaWi braucht

1. Sie pflegen Artikel, Preise oder Bestände an mehreren Orten – zum Beispiel in Excel und im Shop.
2. Sie betreiben mehr als einen Onlineshop oder verkaufen zusätzlich im Laden.
3. Nachbestellungen erfolgen nach Gefühl statt nach Mindestbestand.
4. Belege aus Shop und Ladenverkauf liegen in verschiedenen Systemen.
5. Neue Artikel anzulegen dauert lange, weil viele Daten von Hand erfasst werden.

Treffen zwei oder mehr Punkte zu, spart eine WaWi in der Regel schnell mehr Zeit, als ihre Einführung kostet.

Worauf Schweizer Shops achten sollten

Viele Warenwirtschaftssysteme stammen aus Deutschland oder den USA und bilden Schweizer Besonderheiten nur über Umwege ab. Prüfen Sie deshalb insbesondere:

• Mehrwertsteuer: Werden die Schweizer Sätze korrekt verwaltet und auf Belegen ausgewiesen?
• Abgaben: Lassen sich VOC-Lenkungsabgabe und vorgezogene Recyclinggebühr (vRG) pro Artikel hinterlegen?
• Versand: Gibt es eine Anbindung an die Swiss Post für Paketetiketten?
• Preise: Sind Preisstaffeln und Schweizer Preisendungen auf 5 Rappen möglich?
• Sicherheitsdaten: Können Sicherheitsdatenblätter und Gefahrenkennzeichnungen bei Chemikalien hinterlegt werden?

Direkt mit WooCommerce verbunden

Der grösste Vorteil entsteht, wenn WaWi und Onlineshop direkt miteinander sprechen. Artikel, Bilder, Preise und Bestände werden dann nur einmal gepflegt und automatisch im Shop angezeigt. Ist die WaWi zudem mehrshopfähig, lassen sich mehrere WooCommerce-Shops aus einem System bedienen – und pro Artikel festlegen, in welchem Shop er erscheint.

Fazit

Eine WaWi lohnt sich, sobald Sortiment, Lager oder Verkaufskanäle wachsen. Für Schweizer Händler ist entscheidend, dass das System Mehrwertsteuer, Abgaben und Versand nach Schweizer Regeln abbildet und direkt mit WooCommerce verbunden ist.

Mehr zur WooCommerce WaWi der Agentur Roth →